Krönika: 5 tips för en starkare totalupplevelse - Evenemangsinspiration från sommaren 2023

Rättighetsbyråns presenterar tips för en starkare totalupplevelse.

Vi på Rättighetsbyrån har inte bara spenderat sommaren i hängmattan (vilket ju är tur med tanke på vädret!) utan vi har också besökt en rad olika evenemang och upplevelser. Vi vill i denna krönika ge er en summering av våra viktigaste insikter och tips för att skapa en attraktiv totalupplevelse.

Evenemangen och upplevelserna som vi besökt är Gothia Cup, Pippi på Cirkus, Universeum, Tom Tits Experiment, Vasaloppet, Nordea Open, LasseMajas Deckarhus, Allsvensk herr- och damfotboll och Way Out West.

1. Första mötet
Att ge besökarna rätt förutsättningar att njuta och ta del av upplevelsen fullt ut är centralt i ett bra evenemang. Det här innebär i praktiken bra information om exempelvis hur du tar dig till evenemanget, var parkeringen är lokaliserad och vilka mat- och dryckesmöjligheter som finns under upplevelsen. Det handlar också minst lika mycket om att bygga kunskap och inspirera om själva KÄRNPRODUKTEN. Det kan var bakgrundsinformation om artisterna eller vem som har tröja nummer 7 på mittfältet. Det vi dock slås av är att väldigt många evenemangsarrangörer helt missar denna möjlighet. Trots att de i många fall har både vårt mobilnummer och mailadress.

Ett av några bra exempel dock, är Pippi på Cirkus som skickar ut ett fylligt och inspirerande inför-mail om showen och var det exempelvis finns mat-möjligheter i samband med evenemanget. Det här skapar också en utmärkt möjlighet till merförsäljning.

Pippi på Cirkus skapar en god kontakt med sina besökare före evenemanget.

När vi sen anländer till den fysiska upplevelsen är det första mötet otroligt viktigt. Hur mycket jobbar vi med detta som evenemangsarrangör? Hur mycket utbildning har vi av våra entrévärdar? Har vi musik som välkomnar besökarna? Röda mattan, är den utrullad? Ett bra exempel på en aktör som verkligen lyckats med detta är Tom Tits Experiment. De bjöd på en såpbubbel-show inne på området och för att marknadsföra denna, plus skapa ett härligt och spännande första möte, bjöds det på en mini-show utanför entrén. Perfekt för de yngsta gästerna som direkt fick en känsla för vad som väntade under dagen.

Utanför Tom Tits Experiments entré möts besökarna av en såpbubbel-show.

2. Hygien
Efter pandemin har hälsofrågan fått en annan betydelse vid besök av evenemang. Handsprit och goda möjligheter till handtvätt är centralt, särskilt när man har barn med sig. Flera aktörer, exempelvis Universeum som vi ser exempel på bilden nedan, är duktiga på detta. Dock är det förvånande att flera evenemang som vi besöker helt saknar handsprit eller andra möjligheter till handtvätt. Det här bör vara särskilt viktigt när man har många sponsorer som aktiverar sig och målgruppen har många olika aktiviteter att testa.

God handhygien erbjuds på Universeum i Göteborg.

3. Genuin sponsoraktivering
Att göra sponsorerna till en del av upplevelsen är viktigt och ett effektivt sätt för att skapa en bättre totalupplevelse. Way Out West har länge varit i en klass för sig och så även i år. Oatly, som är en av festivalens huvudsponsorer, satsade i år på att erbjuda kläder efter väder samtidigt som deras effektfulla koncept Brainwash nådde festivalbesökarna. I entrén till Way Out West utlovades en “hjärntvätt” och 250 meter bort visades en kortfilm där de ville motivera människor till att dricka Oatly, istället för komjölk. Nyckeln till att nå så många festivalbesökare som möjligt var att lova alla som såg filmen ett par strumpor, som efter ovädret Hans var väldigt efterfrågat i den blöta Slottsskogen i Göteborg.

Oatleys sponsoraktivering på Way Out West i Göteborg.

Ett annat spännande sponsorcase hämtar vi från Nordea Open och Elite Hotels. Elite Hotels grundare Bicky Chakraborty, som gick bort under 2022, har varit en trogen sponsor till turneringen. Bicky hedrades av arrangören Nordea Open genom ett nyinstiftat stipendium – Bickys Minne. Ett stipendium som delades ut i samarbete med Elite Hotels till unga tennistalanger.

På Nordea Open har man instiftat Bickys Minne.

Ett tredje exempel på bra sponsoraktivering som är relevant för målgruppen är SKF. SKF har länge varit Gothia Cups största partner. Ett engagemang som man tar ut över hela världen genom det imponerade konceptet Meet the World som innebär att bolaget arrangerar förturneringar där lag runt om i världen får chansen att vinna resa till Göteborg och deltagande i Gothia Cup. Till årets turnering hade man också kopplat ihop sitt samarbete med Ferrari i Formel 1 med Gothia Cup. Ungdomarna på plats fick chansen att uppleva hur det är att köra en Formel1-bil genom en simulator som fanns placerad på Heden. Kvalturneringen genomfördes via PlayStation, också det på plats på Heden. En unik möjlighet för vinnarna!

SKF erbjuder en unik möjlighet för besökaren på Gothia Cup.

Inför Vasaloppets sommarvecka gav DHL deltagarna chansen att välja sin egen pepp-musik utmed spåret. Vid Oxbergs-kontrollen fick många av deltagarna just sin favoritlåt tillsammans med peppande ord från en speaker. En enkel och uppskattad sponsoraktivering.

DHL peppar löparna i spåret.

4. Miljöbudskap
Klimat och miljöfrågan bör vara en hygienfaktor för alla evenemangsarrangörer och här har många evenemang flyttat fram sina positioner under de senaste åren. När vi genomför våra evenemangsbesök under sommaren är det dock slående hur stor skillnad det är mellan arrangörerna. Aktörerna utanför idrotten är genomgående långt fram när det gäller aktiviteter och kommunikation kring källsortering, matsvinn och klimatpåverkan. Här har idrotten en möjlighet att steppa upp och göra sin hemläxa, men också se den affärsmässiga potentialen genom att koppla sina initiativ till partners engagemang.

5. Avslutningen
Ni som har följt oss på Rättighetsbyrån vet att vi brukar lyfta vikten av att skapa en stark avslutning på sitt evenemang. Forskningen brukar kallas peak-end. Det innebär att vi som besökare kommer ihåg det starkaste ”peaken” av upplevelsen tillsammans med avslutningen – ”end”. Dessa delar formar våra minnen och gör vi detta bra som arrangör – ökar möjligheten för att besökarna ska komma tillbaka och dela sina minnen med andra. Och här har vi några riktiga guldkorn att berätta om!

Först ut har vi LasseMajas Deckarhus. Efter avslutad mysteriejakt skulle surfplattorna som använts lämnas tillbaka i cafét. Tjejerna i cafét viskade till barnen som precis lämnat tillbaka surfplattorna och trodde att allt var över – ”Gå och kika i brevlådan där bort”. Barnen gick förväntansfulla till brevlådan. Där låg en utskriven löpsedel från Valleby-Bladet! Med bild på hela familjen och att vi löst mysteriet. Så häftigt! Barnen bestämde sig snabbt för att denna löpsedel skulle visas i förskolan, på skolan, för mormor, farmor och alla kompisar. Vi hade löst mysteriet och var med i tidningen! Samma bild kom sen digitalt tillsammans med ett ”tack för besöket”. En härlig avrundning på upplevelsen som inte bara skapade ett starkt minne, utan också gjorde oss som besökare, till LasseMajas bästa marknadsförare när vi delade bilden vidare digitalt och fysiskt.

LasseMajas Deckarhus avrundar besöket på ett mycket väl genomtänkt sätt.

Inom idrotten är det inte alltid lika lätt att styra avslutningen rent sportsligt, men vad som händer efter matchen kan vi däremot påverka. Ett exempel på en viktig och uppskattad aktivitet för en idrottsklubb är interaktionen mellan spelarna och supportrarna – och framförallt de yngre supportrarna – efter matchen. BK Häckens alla spelare fick stå länge och skriva autograf till barn och ungdomar efter matchen mot Uppsala tidigare i somras. Många av barnen var på Bravida Arena för första gången och fick ett starkt möte med deras favoritspelare. Ett möte som vi vet kommer ha betydelse för deras relation till BK Häcken under resten av deras liv.

BK Häcken skapar möten och bygger relationer mellan spelare och fans.

Det här var 5 spaningar som vi hoppas att ni som evenemangsarrangörer kan inspireras av.

Vi vill avsluta med att tacka alla ni evenemangsarrangörer som bjudit på fantastiska evenemang och upplevelser! Inte alltid med de bästa yttre förutsättningarna. MEN alltid med en stark förmåga att förändra och anpassa sig efter nya förutsättningar.

Åsa Karlsson, Frans Fransson, Nora Bogren och Björn Stenvad
Rättighetsbyrån